Context Card
Interne und externe Technische Dokumentation: was „extern“ wirklich heißt
Heißt „externe Dokumentation“, dass die Dokumentation veröffentlicht wird?
Die kurze Antwort
Nein. In der deutschen Praxis (VDI 4500) und im EU-Produktrecht sagen „intern“ und „extern“, wer ein Dokument behält: Interne Dokumentation bleibt als Nachweis beim Hersteller, externe verlässt den Hersteller und geht an Betreiber und Benutzer. Ob ein Dokument auch öffentlich ist, ist eine eigene Entscheidung: Die meiste externe Dokumentation wird vertraglich oder hinter einem Login übergeben und steht nie im offenen Internet.
Für: Technische Redakteure, Dokumentationsverantwortliche, Rollout- und Serviceteams, Regulatory- und Sicherheitsingenieure
Das Wichtigste
- Interne Dokumentation (Konstruktionsdaten, Berechnungen, Prüfberichte, Risikobeurteilung, technische Unterlagen) bleibt beim Hersteller und belegt, was getan wurde.
- Externe Dokumentation (Betriebsanleitung, Wartungs- und Serviceanleitungen, Übergabedokumentation) geht mit dem Produkt an Betreiber und Benutzer.
- Die interne Dokumentation enthält eine Kopie der externen: Die Maschinenverordnung nennt die Betriebsanleitung als Teil der technischen Unterlagen nach Anhang IV.
- „Extern“ hat in der Praxis drei Bedeutungen: an den Betreiber übergeben, auf eine Gruppe beschränkt (Servicepersonal, Kundenportal) oder öffentlich im Internet.
- Betreiber schreiben eigene Dokumentation, etwa die Betriebsanweisung des Arbeitgebers; sie ist weder interne noch externe Dokumentation des Herstellers.
- Vier Fragen ordnen jedes Dokument: Was leistet es, für wen ist es, wer schreibt und verwahrt es, und wer hat Zugang?
Der Zusammenhang
Zwei Linien, die oft verwechselt werden
Technische Dokumentation wird traditionell danach eingeteilt, wo ein Dokument bleibt. VDI 4500 Blatt 1 nennt alles, was der Hersteller für die eigenen Unterlagen und als Nachweis erstellt und aufbewahrt, intern, und alles, was an die Benutzer des Produkts geht, extern. Das EU-Maschinenrecht zieht dieselbe Linie: Die technischen Unterlagen werden für die Marktüberwachungsbehörden bereitgehalten, die Betriebsanleitung begleitet die Maschine (Maschinenrichtlinie 2006/42/EG bis 19. Januar 2027; Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Artikel 10 Absatz 7 und Anhang III Abschnitt 1.7.4, ab 20. Januar 2027).
Über Veröffentlichung sagt keine der beiden Linien etwas. Rollout-Teams nennen ihre Inbetriebnahme- und Übergabedokumentation „extern“, weil es Kundendokumentation ist – öffentlich ist sie trotzdem nie. Auch viele Anleitungen stehen nicht im Internet: Extern sind sie nur, weil sie den Hersteller verlassen.
Drei Bedeutungen von „extern“
| Bedeutung | Was sie aussagt | Beispiele |
|---|---|---|
| Übergeben | Die Information verlässt den Hersteller und geht an den Betreiber, der das Produkt gekauft hat | Betriebsanleitung, Übergabe- und As-built-Dokumentation, Ersatzteillisten |
| Beschränkt | Nur eine festgelegte Gruppe hat Zugang, am Standort des Betreibers oder in einem Portal | Serviceanleitungen für Fachpersonal, kundenspezifische Dokumentation, Dokumente unter Geheimhaltungsvereinbarung |
| Öffentlich | Jeder kann sie lesen | Anleitungen zum Download, Produktseiten, öffentliche e-IFU-Portale |
Vier Fragen statt zwei Wörter
- Funktion: Belegt das Dokument (Konformität, Nachweis), befähigt es (Verwendung, Wartung, Service) oder regelt es (die eigenen Regeln des Betreibers)?
- Zielgruppe: Behörden, interne Rollen (Entwicklung, PLM, Regulatory, Sicherheit, Qualität), das Personal des Betreibers oder die Öffentlichkeit?
- Verfasser und Verwahrer: Hersteller, Zulieferer, Integrator oder Betreiber?
- Zugang: nur Hersteller, kontrolliert übergeben, beschränkt oder öffentlich?
„Intern“ und „extern“ sind dann Kurzformen für eine Antwort auf Frage 3 und 4, keine Aussage über Vertraulichkeit. Die Benutzerinformation ist nach Funktion und Zielgruppe extern – und zugleich ist eine Kopie davon Teil der internen Unterlagen.
Die eigene Dokumentation des Betreibers
Betreiber machen aus den Herstellerinformationen eigene Anweisungen für ihr Personal, in Deutschland etwa die Betriebsanweisung des Arbeitgebers. Diese Dokumentation entsteht auf Betreiberseite und bleibt im geschützten Umfeld des Produktionsstandorts. Vertraulichkeit ändert nie, was der Hersteller dem Benutzer mitliefern muss.
Fragen, die sich daran anschließen
- Ist eine Serviceanleitung, die nur Servicetechniker erhalten, interne oder externe Dokumentation?
- Externe: Sie verlässt den Hersteller. Ihr Zugang ist beschränkt, aber das ist eine Frage des Zugangs, nicht von intern oder extern.
- Muss die Betriebsanleitung im Internet veröffentlicht werden?
- Extern heißt nicht öffentlich. Wird die Anleitung digital bereitgestellt, legt die Maschinenverordnung Bedingungen fest, damit der Benutzer sie herunterladen und abrufen kann; zu öffentlichen Webinhalten macht sie das nicht.
- Warum enthalten die technischen Unterlagen die Betriebsanleitung?
- Weil der Hersteller zeigen muss, welche Informationen er den Benutzern gegeben hat. Die externe Dokumentation ist deshalb auch Teil der internen Unterlagen.
Quellen
- VDI 4500 Blatt 1: Technical documentation – Definitions and legal basics — VDI, 1. Juni 2006
- Regulation (EU) 2023/1230 on machinery — EUR-Lex, 29. Juni 2023
- IEC/IEEE 82079-1:2019 Preparation of information for use (instructions for use) of products – Part 1 — IEC, 29. Mai 2019
- § 12 BetrSichV Unterweisung und besondere Beauftragung von Beschäftigten — Bundesministerium der Justiz, 2. Oktober 2026
Prüfprotokoll und Änderungen
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